Como grandes tarefas estão matando a sua produtividade e o que fazer.

Organizar o que tem que ser feito é sempre um desafio.

Todos os dias, temos várias tarefas para serem realizadas:

• Rotinas a cumprir;

• Projetos a realizar;

• Atividades novas que surgem;

• E tarefas não relacionadas ao trabalho.

Nossa habilidade de organização é testada para acomodar tudo dentro da nossa jornada diária de trabalho.

E sentimos prazer em realizar e concluir tarefas.

Porém, quando não conseguimos, vem a frustração.

Mas, por que não conseguimos terminar certas tarefas?

Já observou que priorizamos as tarefas pequenas ou menores pois elas são mais fáceis de se realizar?

Mas nem todas as tarefas conseguimos mensurar o trabalho na primeira avaliação.

Então, quando vamos realizá-las é que nos damos conta que elas são extensas.

O que fazemos quando nos damos conta do tamanho? Protelamos. Passamos na frente outras tarefas menores.

E aí se desenvolve um ciclo de postergação porque a tarefa é grande demais.

O resultado é quebra na produtividade e frustração.

Então, como enfrentar as tarefas maiores sem cair na armadilha de procrastinar?

Fato Nº1: Tarefas maiores precisam ser decompostas em menores.

A diferença entre uma tarefa grande e uma pequena é o grau de planejamento envolvido para realizá-la.

Priorizamos tarefas pequenas porque elas necessitam de zero planejamento, basta fazê-las. Nossa mente gosta de atalhos, não de caminhos longos.

Já tarefas grandes precisam de planejamento, pois não conseguimos terminá-las de uma só vez.

Por isso, tarefas maiores precisam ser decompostas em tarefas menores.

Perceba que ao decompor a tarefa, estamos também planejando como fazer.

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Com as tarefas menores definidas, agora você pode resolver o problema

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Exceto se...

ao terminar de decompor em tarefas menores ou subtarefas, você descobre que:

• Elas são muitas;

• Elas têm uma ordem específica para serem realizadas;

• Elas envolvem outras pessoas, ou

• Você precisa alocar recursos para realizá-las;

Neste caso, você tem um projeto para ser feito.

Fato Nº2: Tarefas maiores podem ser na verdade projetos

E tratar o que na verdade é um projeto como se fosse apenas uma tarefa maior é frustrante e não efetivo.

Assim, o que você precisa fazer é estruturar um projeto.

Resumindo:

• Sua produtividade fica melhor quando você realiza tarefas pequenas;

• Quando você tem uma tarefa maior, primeiro a decomponha;

• Se as subtarefas forem muitas, tiverem inter-relação, precisam de recursos e envolve outros, avalie tratar como um projeto.

E, se for projeto, aí é uma outra história...

Para saber mais sobre projetos, leia no Blog post sobre como estruturar um projeto.